I denna artikel går vi igenom best practice för inventering med Sitoo. Det finns flertalet sätt att räkna produkterna, men vi rekommenderar att du läser igenom denna artikel innan du påbörjar din inventering.
Innehåll
Viktigt att veta!
Vad är lagervärde?
Lagervärdet bygger på produktens inpris gånger antalet produkter.
Inpris: 100 kr ex moms
Antal produkter: 10
Lagervärde: 100 x 10 = 1000 kr ex moms
Vad gör en inventering?
En inventering syftar till att fastställa ditt lagervärde. Lagervärde = Antal varor x Varornas inpris.
En inventering kan inte skriva upp lagervärdet, utan endast bekräfta att lagersaldo är korrekt eller ej.
Ny Sitoo-användare? Gör en inleverans först!
En inleverans syftar till att skapa ditt lagervärde. Lagervärde = Antal varor x Varornas inpris. Det är endast genom inleverans som du kan skriva upp ditt lagervärde. Se därför till att alla produkter har ett inpris, och genomför därefter en inleverans.
När du gör din första inleverans i Sitoo fungerar det i princip som en initial inventering, men det är viktigt att det är just en inleverans som utförs, då det endast är en inleverans som kan skriva upp lagervärdet.
Gör du en inventering innan du gör en initial inleverans kommer du berätta för systemet att det finns x antal produkter, men lagervärdet kommer fortfarande vara 0 - eftersom att det endast är en inleverans som kan kan skriva upp lagervärdet; 100 kr x 10 inlevererade produkter = 1000 kr i lagervärde.
Olika sätt att inventera
När det väl är dags för att inventera hela eller delar av ditt lager finns flertalet tillvägagångssätt. Nedan presenteras tre sätt. Klicka på länken för att komma till en beskrivning av varje tillvägagångssätt.
Viktigt att kontrollera diffar
När alla produkter som ska ingå i inventeringen är räknade, oavsett inventeringsmetod, behöver du gå igenom status för de inventerade produkterna i Sitoo Backoffice.
- Logga in i Backoffice > Lager (Välj korrekt lager uppe till höger om du har tillgång till flertalet lager)
- Tryck på den blå knappen "Pågående inventering". Där presenteras alla produkter som tillhör det aktuella lagret och deras inventeringsstatus.
1. Kontrollera ej inventerade produkter
Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Ej inventerad. Kontrollera först Ej inventerade.
Denna status visar de produkter som du inte har inventerad. Om inventeringen ska gälla för samtliga produkter bör du kontrollera att det inte finns några produkter här.
2. Kontrollera negativa diffar
Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff. Kontrollera Negativ diff; "Diff -X".
Denna status betyder att det räknade antalet produkter är mindre än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en negativ diff kommer lagersaldo att räknas ned och lagervärdet att sjunka.
3. Kontrollera lagerförändrade produkter
Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Lagerförändrad.
Denna status beror på att det har skett förändringar i lagret under tiden som inventering varit aktiv; ofta på grund av försäljning av produkter som redan blivit räknade, och därefter sålts. Exempel:
- Du påbörjar inventering kl 12:00.
- Du räknar Produkt X till antalet 10 st kl 12.30.
- 1 st av Produkt X säljs i kassan kl 13:00.
- Nu har produkten blivit lagerförändrad.
- Du loggar in i Backoffice för att kontrollera inventeringen > Alla status > Lagerförändrad.
- Produkt X kommer fortfarande ha 10 räknade produkter.
- Produkt X kommer också ha status Lagerförändrad.
När detta händer måste du kontrollräkna dessa. Vill du slippa lagerförändrade produkter rekommenderas inventeringen att ske utanför öppettider.
4. Kontrollera och justera positiva diffar
Bland filtreringsalternativen, tryck på 'Alla status' > Diff. Kontrollera nu Positiv diff; "Diff +X".
Denna status betyder att det räknade antalet produkter är fler än vad systemet har registrerat innan inventering. Slutförs inventeringen med en positiv diff kommer lagersaldot (dvs antalet produkter) att räknas upp men lagervärdet kommer inte att öka som förklarat i ovan avsnitt, samt nedan. Om inventeringen slutförs med positiva diffar kommer produkter att registreras på lagret med inpris 0kr. Du måste därför hantera det överskjutande antalet genom inleverans.
Varför? Ditt lagervärde bygger på produktens inköpspris x antalet inlevererade varor. En inventering anger endast hur många varor du har i lager men kan inte höja lagervärdet, endast sänka det.
Exempel
Förväntat antal: 10 st
Räknat antal: 15 st
De 5 produkter som i detta exempel överskrider det förväntade antalet bör istället levereras in genom en inleverans. Om du i detta exempel registrerar 15 varor i inventeringen kommer de 5 överskridande varornas lagervärde ej registreras till ditt totala lagervärde.
Förväntat antal: 10 st
Räknat antal: 15 st
Leverera in: 5 st
Nytt förväntat antal: 15 st
Leverera in positiva diffar innan du slutför inventeringen
Om du ser att du har positiva diffar i din inventering, dvs fler produkter än förväntat, så måste dessa levereras in för att du ska skriva upp ditt lagervärde korrekt. Se nedan exempel:
- Produkt X är räknad till 10 st, med Diff +2.
- Det finns alltså 2 fler än förväntat.
- Lämna inventeringsläget i Backoffice > Tryck på 'Tillbaka'. Inventeringen kommer ligga kvar.
- Starta en inleverans > Tryck på 'Inleverans'.
- Sök upp Produkt X med en positiv Diff.
- Leverera in 2 > Spara.
- Återgå till inventeringen > Tryck 'Pågående inventering'.
Det går även att göra inleveransen av positiva diffar med import om det är många positiva diffar!
Slutför inventering
När du har räknat klart alla produkter och dubbelkollat punkterna ovan kan du slutföra inventeringen i Sitoo Backoffice.
- Du kan om du önskar göra en export av inventeringslistan såsom den ser ut precis innan du ska slutföra den. Tryck i så fall på Export längst ned till höger.
- När du ska slutföra trycker du på den blå knappen 'Slutför Inventering' nere i höger hörn.
- Om du vill kan du lämna en kommentar om inventering.
- Markera checkrutan för att godkänna inventeringen.
- Tryck på OK för att spara och slutföra inventeringen.
Notera!Om du trycker på 'Avbryt' återgår du till befintlig inventering. Trycker du på 'Avsluta utan att spara' kommer inventerings-sessionen att avbrytas och inga produkter kommer vara räknade.